Der erste Arbeitstag ist aufregend – nicht nur für den neuen Mitarbeitenden, sondern auch für das bestehende Team. Damit aus zwei noch unvertrauten Parteien möglichst schnell eine funktionierende Einheit wird, sollte ein professionelles Onboarding erfolgen. Wie dieser Prozess vor allem für Berufsbilder mit besonderen Anforderungen effektiv gestaltet werden kann, haben Stefan Apitz und Anushka Schlosser von der Hochschule Harz auf Basis eigener Erfahrungen und Auswertungen einer im Jahr 2021 realisierten Einarbeitungswoche für Forschungsmanager herausgearbeitet. Besonders gelungene Aspekte, erkanntes Verbesserungspotenzial und die mögliche Übertragbarkeit auf andere Institutionen stellten die beiden Research Funding Manager am 25. April im Rahmen der dreitägigen EARMA-Konferenz in Prag einem internationalen Publikum vor.

„Das Berufsfeld der Forschungsmanager ist eines, das man nicht klassisch lernt. Es gibt keine Ausbildung, kein Studium“, erklärt Stefan Apitz. Wer eine solche Stelle antrete, mache dies zum Großteil als Quereinsteiger. Dementsprechend seien die Anforderungen meist nicht klar definiert und die Voraussetzungen sehr unterschiedlich, ordnet er ein. „Und das ist überall in Europa so.“ Zudem sei die Fluktuation der Arbeitskräfte aufgrund der oft vorherrschenden Finanzierung im Rahmen von befristeten Projekten hoch.

„Wir haben das an der Hochschule Harz auch zu spüren bekommen. Im Februar 2021 haben im Application Lab, das als Antragsservice-Stelle agiert, gleichzeitig sechs neue Mitarbeitende angefangen. Wir haben uns im Team gefragt, wie wir damit umgehen sollen, da alle Personen neu im Forschungsmanagement waren, die meisten sogar auch neu an der Hochschule“, blickt er zurück. „Da wir zudem mitten in der Corona-Pandemie steckten, war eine normale Einarbeitung vor Ort ausgeschlossen. Das war eine riesige Herausforderung.“

Digitale Onboarding-Week erleichtert den Start

Unter der damaligen Teamleiterin Theresa Vitera entstand die Idee, eine auf die neuen Mitarbeitenden gemünzte digitale Einarbeitungswoche zu organisieren. „Wir hatten im Vorfeld bereits bestehende Weiterbildungsformate ausgeschlossen, da diese zum einen zu teuer und zum anderen nicht passgenau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten waren. Deshalb haben wir einfach selbst ein Konzept erarbeitet und umgesetzt“, berichtet Stefan Apitz. Neben allgemeinen organisatorischen Informationen zum Start an der Hochschule habe jedes bestehende Teammitglied zu seinem speziellen Fachbereich bis zu 90-minütige Vorträge und Workshops angeboten. „Auf diese Weise haben die Einsteiger einen Überblick über die wichtigsten Themenfelder wie Vergabeprozess, Finanzierungsplanung, Projektbegleitung und nationale sowie internationale Fördermöglichkeiten bekommen.“

Eine der Neuen im Team war Anushka Schlosser. Vorerfahrung beim Schreiben von Anträgen und Bewerbungen auf Ausschreibungen sammelte sie bereits als Werkstudentin bei einem Ingenieurdienstleister. Von den Strukturen einer Hochschule oder den speziellen Vorgaben bei der Beantragung von Fördermitteln hatte sie damals noch keine Kenntnisse. „Ich habe mich als Research Funding Managerin beworben, weil ich einen höheren Sinn in der Arbeit gesehen habe. Ich fand es spannend, Anträge nicht mehr für die Wirtschaft zu schreiben, wo das Geld im Vordergrund steht, sondern im öffentlichen Bereich, um die Forschung voranzutreiben und damit auch der Gesellschaft etwas Gutes zu tun“, erzählt sie. Die Einarbeitungswoche sei für sie eine wirksame Starthilfe gewesen.

Format trifft national wie international auf Neugierde

„Besonders hilfreich waren für mich die ganzen Materialien, die das Team zusammengestellt hat. So konnte ich Sachverhalte unkompliziert nachlesen oder schnell einen geeigneten Ansprechpartner für noch offene Fragen finden“, sagt Anushka Schlosser. „Auch das Buddy-Konzept hat mir sehr gut gefallen. Hierbei wurde jedem Neuling ein erfahrenes Teammitglied für Fragen an die Seite gestellt. So konnte manches Problem auf kurzem Dienstweg gelöst werden.“ Ihrer Meinung nach bietet das Format damit viele Chancen, zugleich aber auch ein paar Grenzen. „In Präsenz statt in digitaler Form wären die sehr informationsreichen fünf Tage sicher noch wirkungsvoller gewesen“, ist sie sich sicher.

Es sei eben ein experimentelles Format gewesen, betont Stefan Apitz. „Sicherlich kann an mancher Stellschraube noch etwas nachjustiert werden. In der Gesamtheit hat es aber durchaus ein enormes Transferpotenzial. Wir haben die Idee bereits bei der Jahrestagung der FORTRAMA, dem deutschen Netzwerk für Forschungs- und Transfermanagement, vorgestellt und sind dabei auf große Neugierde gestoßen.“ Da habe es nahegelegen, das Good-Practice-Beispiel auch auf der diesjährigen Konferenz der EARMA (Europäischer Verband der Forschungsmanager und Administratoren) einem internationalen Publikum zu präsentieren.

6 Minuten und 40 Sekunden hatten Stefan Apitz und Anushka Schlosser Zeit, das Konzept unter dem Titel „Professional onboarding for RMA newcomers - A digital in-house masterclass as an approach from Harz University“ im geforderten Vortragsformat Pecha Kucha im Saal vor rund 120 Gästen vorzustellen. 20 PowerPoint-Folien, je 20 Sekunden Zeit – das sei zwar eine Herausforderung gewesen, die Resonanz habe die Research Funding Manager aber bestätigt, dass der Aufwand sich gelohnt habe. „Wir haben nicht nur selbst neue Impulse für unsere Arbeit bekommen, sondern konnten auch Anregungen weiterreichen. Wir haben im Nachgang des Vortrags einige Gespräche mit interessierten Forschungsmanagern führen können. Vielleicht macht die Idee aus dem Harz nun Schule in ganz Europa“, zeigt sich Stefan Apitz überaus zufrieden.

Was macht ein Research Funding Manager?

Research Funding Manager - zu Deutsch: Forschungsförderungsmanager - unterstützen Wissenschaftler, die forschen wollen. Ziel ist es, die Potenziale, die die Forschungsbereiche der jeweiligen Einrichtung bieten, so gut es geht auszuschöpfen, indem vor allem Fördermittel akquiriert werden. Damit die Wissenschaftler sich aufs Forschen konzentrieren können, wird dieser zeitlich aufwendige Organisationsprozess von Research Funding Managern übernommen. Dafür recherchieren und sichten diese Förderprogramme auf nationaler sowie internationaler Ebene, vernetzen interessierte Antragspartner aus Hochschule, Wirtschaft und Gesellschaft, helfen bei der Antragsstellung und stehen bei Fragen rund um die Finanzierung zur Seite. An der Hochschule Harz wurde zur Bündelung dieser Kompetenzen das Application Lab als zentrale Servicestelle eingerichtet. Alternative Berufsbezeichnungen sind u.a. Forschungsreferent und Forschungsmanager.